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A caixa de entrada tem funcionalidade semelhante a uma caixa de entrada de um e-mail, onde todos os processos serão recebidos, serão tratados (Executado) e enviados para a próxima etapa, seguindo assim todo fluxo de processo.
Aqui são exibidas as atividades (etapas) referentes aos processos competentes ao setor ou seja cada usuário visualiza apenas as tarefas do seu setor ou da sua função.
Acesse sua caixa de entrada no Workflow para visualizar as tarefas dos processos a serem executados.
A atividade chega na caixa de entrada com as seguintes informações: Assunto, Atividade, Criado e Estado.
- Assunto: é composto por Nome do fluxo + Placa do Veiculo + Nome do Associado;
- Atividade: é em qual etapa o fluxo se encontra no momento;
- Criado: é a data em que a atividade pendente de ser executada foi criada;
- Estado: é o status o qual se encontra a atividade, podendo estar Pendente (quando não há nenhum usuário atribuído), Em execução (quando já existe um usuário atribuído trabalhando nessa atividade) ou Atribuído (quando já existe um usuário atribuído a essa atividade).
OBS.: Se o estado da atividade já estiver como Em Execução ou Atribuído, não é possível voltar a atividade para Pendente se já existir um usuário atribuído àquela atividade. A solução seria utilizar a função Reatribuir essa atividade para o usuário que deveria tratar.
Para facilitar a busca utilize a barra de pesquisa, podendo usar palavras chaves como Placa, Nome do Associado ou a Atividade a ser executada.
Toda atividade entra na Caixa de Entrada com o estado Pendente, indicando que ainda não foi assumida por nenhum outro usuário, neste momento todos aqueles que possuem permissão para visualizar esta atividade poderão abrir a atividade para execução.
Ao abrir a atividade com um duplo clique o estado do processo é alterado para Em Execução.
A partir deste momento a atividade estará atribuída ao usuário que a abriu, sendo assim, ela só ficará visível para este usuário.
Após executar a atividade é chegada a hora de enviá-la para próxima etapa do fluxo de processo, para isto, basta selecioná-la clicando em cima da atividade e em seguida clicando no botão enviar.
Conforme imagem abaixo:
Após isso, o fluxo seguirá para próxima atividade de forma automática. A atividade irá aparecer na Caixa de Entrada dos usuários que possuem permissão para executá-la.
NOVO
Na Caixa de Entrada também há a possibilidade de se iniciar alguns fluxos de processos através do botão Novo, tais como fluxo de serviços avulso de rastreador e fluxo de vistoria, para isto basta clicar no botão e selecionar o fluxo que deseja abrir.
Ao clicar no botão Novo, será aberta uma nova tela para escolher o fluxo de processo que deseja abrir.
Após escolher o tipo de fluxo de processos, clique no botão Criar Processo. Após isto o processo será criado na Caixa de Entrada.
COLUNAS
Este botão tem a funcionalidade de permitir o usuário selecionar apenas as colunas que deseja visualizar na tela.
Conforme imagem abaixo:
LIMPAR FILTRO
Este botão tem a funcionalidade de limpar todos os filtros aplicados nas colunas.
Conforme imagem abaixo:
HISTÓRICO
Este botão tem a funcionalidade de permitir ao usuário visualizar toda história de todo processo, com isso o usuário tem a capacidade de acompanhar o andamento e conclusão de cada etapa do fluxo de processo.
Nota-se que o usuário tem a capacidade de saber quando a atividade foi criada, com quem esta e em qual atividade esta parada.