Seja uma O/S de Instalação, Manutenção ou Retirada, o processo para o estornar ou cancelar uma Ordem de Serviço é simples e nesse artigo explicaremos passo a passo como funciona:
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O Cancelamento ou Estorno de uma Ordem de Serviço pode ser feito através desse menu. Aqui ficam listados todos os fluxos dos quais o usuário têm permissão para visualizar, mas vamos focar aqui nos processos de Ordem de Serviço.
Nesse caso, temos duas atividades relacionadas:
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O/S de Instalação, Manutenção ou Retirada (Quando o serviço ainda está para ser agendado e um técnico será alocado):
- Cancelamento: Nesse estágio, é possível apenas cancelar a O/S, ou seja, interromper o agendamento da Ordem de Serviço. O cancelamento é realizado diretamente na tela de detalhes da O/S.
- Estorno: Como o serviço ainda não foi iniciado, não é possível realizar um estorno nesse momento.
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O/S Aguardando Instalação, Manutenção ou Retirada (Quando o técnico já está alocado e o serviço está agendado, mas ainda não foi executado):
- Estorno: Nesta fase, o processo de estorno da Ordem de Serviço pode ser realizado. O estorno faz com que a O/S retorne para o estágio anterior, permitindo que seja possível proceder com o cancelamento posteriormente.
- Cancelamento: O cancelamento da O/S só poderá ser feito após o estorno, permitindo que o fluxo da ordem de serviço seja interrompido corretamente.
CANCELAMENTO DE ORDEM DE SERVIÇO
O cancelamento de uma Ordem de Serviço pode ser feito de maneira simples. Para isso, basta abrir a atividade e ir até a aba AÇÕES, onde você encontrará a opção CANCELAR O/S.
Porém, o processo de cancelamento ainda não está completo, pois é necessário informar o motivo do cancelamento. Algumas das razões mais comuns para o cancelamento de uma Ordem de Serviço são:
- Desistência do Associado: O cliente decide não continuar com o serviço agendado.
- Falha na Avaliação Inicial ou Pré-Serviço: Após uma análise preliminar, percebe-se que o serviço não é mais necessário ou viável.
- Problemas de Pagamento: O serviço não pode ser realizado devido a pendências financeiras do associado.
- Problemas Logísticos ou de Equipamento: O serviço é cancelado devido à falta de materiais, ferramentas ou recursos necessários para sua execução.
Após marcar o motivo de cancelamento, podemos confirmar e enviar a atividade para a próxima etapa, que é o processo de Revisão do Cancelamento de O/S.
Esta etapa serve como uma confirmação final do cancelamento, para garantir que a O/S não seja cancelada por engano. É uma medida de segurança para evitar cancelamentos acidentais.
Na Revisão do Cancelamento, você terá duas opções:
- "Não Agendar": Se você realmente deseja cancelar a Ordem de Serviço, basta escolher esta opção para prosseguir com o cancelamento.
- "Agendar": Caso mude de ideia e decida que a Ordem de Serviço deve ser mantida, você pode selecionar esta opção para cancelar o processo de cancelamento e continuar com o agendamento do serviço.
Essa etapa é importante para garantir que as decisões sejam confirmadas de forma consciente, evitando alterações indesejadas no processo.
Após a Revisão de Cancelamento, o processo de cancelamento segue para uma etapa crucial: a Análise Jurídica Pós-Ordem de Serviço. Nesta fase, é necessário obter o parecer jurídico para concluir o cancelamento da Ordem de Serviço.
Campos a serem preenchidos na Análise Jurídica:
- Assunto: Aqui, devemos selecionar o motivo do cancelamento, que pode incluir situações como:
- Não Instalação do Rastreador
- Substituição de Veículo
- Associado Solicitou Cancelamento
- Veículo já possui Rastreador
- Resultado: O parecer jurídico indicará qual ação será tomada em relação ao cancelamento da O/S. As opções são:
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- Indeferir a Proteção: O cancelamento é aprovado e a proteção será indeferida.
- Deferir (Não Executando a Ordem de Serviço): O cancelamento é aprovado, e a proteção será deferida.
- Deferir (Executando a Ordem de Serviço): O cancelamento é aprovado, mas a atividade será retornada à etapa de agendamento para que o serviço possa ser realizado conforme a necessidade.
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Essa análise jurídica garante que todas as condições e regulamentações sejam atendidas antes da conclusão do cancelamento, garantindo que o processo seja realizado corretamente.
ESTORNO DE ORDEM DE SERVIÇO
O estorno de uma Ordem de Serviço é realizado de maneira similar ao cancelamento, mas com um objetivo diferente. Para estornar uma O/S, abra a atividade e vá até a aba AÇÕES, onde você encontrará a opção MARQUE PARA ESTORNAR ESTA O/S.
No entanto, o processo de estorno também não está finalizado, pois é necessário informar o motivo do estorno. A seguir, alguns dos motivos mais comuns para estornar uma Ordem de Serviço:
- Associado desistiu da Instalação: O cliente opta por não continuar com o serviço após o agendamento.
- Associado solicitou o reagendamento da Ordem: O cliente pede para que o serviço seja remarcado para uma nova data.
- Técnico não conseguiu contato com o Associado: O técnico não consegue se comunicar com o cliente para confirmar a execução do serviço.
- Técnico faltou ou teve algum imprevisto: O técnico não compareceu ou teve algum problema que o impediu de realizar o serviço.
- Alteração do técnico responsável: Quando há a necessidade de substituir o técnico que estava designado para o serviço.
O processo de cancelamento e estorno de uma Ordem de Serviço envolve várias etapas, desde a solicitação do cancelamento até a análise jurídica final. Cada etapa é importante para garantir que o processo seja feito de maneira adequada e que todos os envolvidos (associado, técnico, jurídico) estejam alinhados. As decisões finais, como a aprovação do cancelamento ou o retorno à execução do serviço, dependem de uma análise cuidadosa dos motivos e das circunstâncias envolvidas.